Antagen av styrelsen 2019-11-25

Denna policy ligger till grund för hur informations- och kommunikationsfrågor hanteras inom Härnösands Gymnastikklubb.  

Klubbens hemsida är www.hgk.nu och den officiella mailadressen är info@hgk.nu. Alla ledare och styrelsemedlemmar har möjlighet att få en personlig hgk.nu-adress.

Allmänna riktlinjer

Följande riktlinjer ska gälla för all information och kommunikation, den ska:

• Utgå från klubbens värdegrund och ledord
• Vara korrekt och saklig och ge en allsidig bild av verksamheten.
• Vara aktuell och utgå från mottagarens behov.
• Vara lätt att förstå och ta del av.
• Ge förutsättningar för kommunikation och dialog.
• Vara planerad, d v s aspekter som målgrupper, tidpunkt och kanal ska beaktas. 

Intern kommunikation

Den interna kommunikationen är prioriterad. Väl informerade ledare och medlemmar är grunden för en väl fungerande extern kommunikation.

Digitala kanaler för intern kommunikation:

E-postutskick via Sportadmin: Används vid behov för information från styrelse och ledare till föräldrar och gymnaster. Vid terminsstart skickas ett välkomstbrev till alla nya medlemmar i föreningen. 

Supertextgrupper skapas av registeransvarig i HGK för alla gymnastikgrupper. 

I alla grupper där deltagarna är under 18 år ska föräldrarna ingå i gruppen. Föräldrarna väljer att lägga in barnens telefonnummer när de vill att de ska ta del av informationen som delges i gruppen. 

Supertextkanalen används för kommunikation mellan ledare och i första hand gymnasternas föräldrar. Ledarna för respektive gymnastikgrupp ansvarar för kommunikationen i kanalen. 

Supertext används även för snabb kommunikation ledarna emellan samt mellan styrelsen och ledarna. I denna kanal informerar exempelvis styrelsen ledarna om beslut som tagits på styrelsemötena som påverkar ledarnas arbete.

Fysiska kanaler för intern kommunikation: 

Föräldramöten: Ledarna för respektive gymnastikgrupp kallar föräldrarna till möten ca 2 ggr/år. På dessa möten delges nya medlemmar allmän information om föreningen samt avhandlas praktiska frågor som planering av kommande aktiviteter (tävlingar, läger i Birstahov/Sollefteå, uppvisning mm), försäljning av overaller mm. Ansvarig för dessa möten är ledarna för respektive grupp med stöttning från styrelsen. 

Ledarmöten: Ledarna träffas vid behov för att planera träningar, tävlingar och andra aktiviteter.  

Årsmötet: Till årsmötet kallas klubbens samtliga medlemmar för information om det gångna året, beslut om årsredovisningen samt val av styrelse. 

Extern kommunikation

Det är, i syfte att öka intresset för klubbens verksamhet och skapa förtroende för klubben hos olika intressenter, prioriterat att ha en aktiv och tydlig extern kommunikation.

Kanaler för extern kommunikation

Hemsidan: Klubbens hemsida www.hgk.nu är huvudkanal för den externa kommunikationen. Via hemsidan kommuniceras nyheter samt information om klubben, medlemsskap etc. Styrelsen är ansvarig för att informationen på hemsidan är uppdaterad och korrekt. 

Facebook: På Facebook kommuniceras nyheter och inspiration om verksamheten. Syftet är att öka intresset för verksamheten och attrahera fler medlemmar. Kanalen är också ett forum för kontakt och förfrågningar om verksamheten. Styrelsen är ansvarig för klubbens officiella sida på Facebook. 

Instagram: Instagram används för att visa upp vad som händer på träningar och tävlingar, framför allt genom bilder och videos. Ledarna i respektive gymnastikgrupp har möjlighet att publicera inlägg i kanalen. Kommunikationen ska ske på ett ansvarsfullt sätt och ledarna säkerställer att de som är med har godkänt medverkan. 

Media

HGKs mediarelationer ska präglas av öppenhet, tillgänglighet och snabbhet. Vi ska tillsammans arbeta för att få så stort utrymme i media som möjligt. Den som uttalar sig bör vara den med störst kunskap eller kännedom om den aktuella händelsen. Vid en eventuell kris hänvisas journalister till styrelseordförande.

Ansvar

Samtliga medlemmar har ansvar att själv inhämta information via hemsida samt aktuella digitala kanaler. Styrelsen har ett särskilt kommunikationsansvar gentemot klubbens ledare. Styrelsen har också det övergripande ansvaret att utveckla, samordna och följa upp klubbens kommunikation.